Konsep dan Pengertian
Dalam bab ini
diberi tahapan dalam Pembuatan Jalan Tol Cipularang yang menghubungkan Jakarta
Bandung yang memper singkat waktu tempuh kedua kota itu dilakukan dengan
menggunakan cara pengelolaan pekerjaan yang berbeda dengan pengelolaan
pekerjaan-pekerjaan regular.
Definisi Proyek
Proyek didefinisi kan
sebagai sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai
suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu pula (Chaseet
al., 1998).
Definisi Manajemen
Proyek
Manajemen proyek adalah
aplikasi pengetahuan (knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan
teknik (techniques) dalam aktifitas aktifitas proyek untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK, 2004). Manajemen proyek dilaksanakan melalui
aplikasi dan integrasi tahapan proses manajeman proyek yaitu initiating,
planning, executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing
keseluruhan proses proyek tersebut.
Macam – macam Proyek
Proyek Konstruksi Proyek
ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Sebagai
contoh adalah proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.
Proyek Penelitian dan
Pengembangan Proyek ini bisa berupa penemuan produk baru, temuan alat baru,
atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek
ini bisa muncul dilembaga komersial maupun pemerintah. Setelah suatu produk
baru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara massal untuk
dikomersialisasi kan.
Proyek yang berhubungan
dengan manajemen jasa Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi
pemerintah.
Timbulnya lde Proyek
Proyek bisa dilihat dari
cara munculnya ide proyek. Cara munculnya ide ini akan membawa pengaruh
bagaimana suatu pe kerjaan proyek bisa didapat kan oleh suatu perusahaan
Keberhasilan Manajemen
Proyek
Manajemen Proyek
dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi
syarat berikut :
Dalam waktu yang dial
okasikan
Dalam biaya yang
dianggarkan
Pada per formansi atau
spesi fikasi yang ditentukan
Diterima kust omer
Dengan pe rubahan
lingkup pekerjaan minimum yang disetujui
Tanpa mengganggu aliran
pekerjaan utama organisasi
Tanpa merubah budaya (p
ositi f) perusahaan
Driving Force Timbulnya
Manajemen Proyek
Driving force dalam hal ini
adalah hal-hal yang memicu atau mendorong sehingga manajemen proyek muncul dan
diperlukan. Yang masuk dalam driving force ini antara lain:
Proyek Kapital, di mana
organisasi menangani proyek-proyek yang butuh banyak modal dalam waktu yang
sama. Dalam situasi seperti itu diperlukan manajemen proyek.
Harapan kustomer,
Perusahaan yang menjual produk dan jasa termasuk instalasi kepada klien, mereka
harus mempraktikkan manajemen proyek yang baik.
Kompetitifness, Ada
situasi di mana kompetitifness menjadi driving force yaitu adanya proyek
internal dan proyek eksternal. Secara internal, perusahaan akan menemui masalah
jika organisasi menyadari bahwa banyak pekerjaan bisa diberikan ke pihak lain
(outsource) daripada mengerjakan sendiri dengan ongkos lebih mahal.
Siklus Hidup Proyek
Di dalam bab ini
diberikan tahap tahapan dalam hal perkembangan produk. Tahap tahapan tersebut
yaitu, Perkembangan produk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R
&D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan,
matang, penurunan sampai pr duk tersebut mencapai tahap mati dan tidak
diproduksi lagi. Di dalam setiap tahapan dijelaskan lebih rinci dan berisi
gambar agar pembaca cepat memahami. Jika disimpulkan seperti ini :Riset dan
Pengembangan (R&D)
Dimana pada tahap ini
sebuah produk yang akan dipasarkan, terlebih dahulu menentukan model dan desain
pembuatan produk.
Pengenalan
Pasar.
Dimana pada tahap ini
produk siap dipasarkan, dan kita dapat melihat bagaimana tanggapan masyarakat
terhadap produk yang kita pasarkan.
Tumbuh
Dimana adanya
peningkatan terhadap minat masyarakat tentang produk yang dipasarkan.
Matang
Dimana pada tahap ini
pemasaran produk sudah mencapai batas maksimal maka dari itu perusahaan tinggal
menjaga batas pemasaran produk ini agar dapat berlangsung lama, karena sudah
tidak bisa penambahan produk tersebut.
Penurunan
Tahap dimana masa
pemasaran sebuah produk menurun.
Mati
Yaitu, dimana sebuah
pemasaran produk mencapai tahapan akhir, karena tidak adalagi minat masyarakat
terhadap produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak dipasarkan kembali.
Organisasi proyek
Pada bab organisasi
proyek penulis membagi dalam 5 penjelasan, yaitu pendahuluan, proyek sebagai
bagian dari organisasi fungsional dan bentuk organisasi proyek. Pada
pendahuluan, penulis mengemukakan beberapa dasar penyusunan struktur
organisasi, yaitu berdasarkan: produk; lokasi; proses; pelanggan dan; fungsi.
Pada proyek sebagai
bagian dari organisasi fungsional, penulis menjabarkan struktur organisasi
fungsional dengan menggunakan diagram. Struktur organisasi fungsional tersebut
memiliki kelebihan dan kekurangan sehingga pembaca dapat mengetahui dan
mengantisipasi kekurangan yang ada. Setelah mengetahui kelebihan dan
kekurangannya, penulis menjelaskan jenis-jenis pemimpin dari proyek mulai
dari project expeditor dan koordinator proyek. Selain
organisasi fungsional, bentuk-bentuk dari organisasi proyek adalah organisasi
proyek murni dan matriks. Penulis menjelaskan kedua bentuk tersebut dengan
menyisipkan diagram dan memberikan kelebihan dan kekurangan sehingga pembaca
dapat memakai bentuk organisasi sesuai dengan kebutuhan. Pembaca dapat
menentukan bentuk organisasi proyek berdasarkan kriteria-kriteria yang
mendasari pemilihannya.
Perencanaan
Proyek
Pada
bab 5 ini proyek penulis membagi dalam 6 penjelasan, yaitu Pendahuluan, proyek sebagai bagian
dari organisasi fungsional dan bentuk organisasi proyek. Pada pendahuluan,
penulis mengemukakan beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu
berdasarkan keefisiensian operasi proyek itu sendiri.Dan pada proyek sebagian
dari organisasi funsional, penulis ini menuliskan tahap-tahapan perencanaan proyek, membuat jadwal dan anggaran kepada tim
proyek. Dan si penulis memberikan langkah-langkah perencanaannya, didalam
penulisan ini ada bentuk bagan yang menentukan tugas dan konstruksi set-up
pabrik..Ada lagi selain organisasi pada proyek yaitu pendefinisian pekerjaan
yang bertujuan proyek-proyek ini perlu diterjemahkan secara lebih operasional,
sehingga para pembaca dapat memahami tulisan ini dan dapat mengetahui definisi
pekerjaan, dan tingkat-tingkat deskripsi yang bisa dilihat pada table atau
bagan di penulisan ini.
Penjadwalan Proyek
Didalam bab 6 ini
penulis membagi menjadi 3 bagian yaitu, pendahuluan yang berisikan proyek yang
dapat dipecah-pecah dan menjadi paket-paket pekerjaan itu sendiri, didalam
penulisan ini diberitahu bahwa proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional
dan bentuk organisasi proyek. Pada pendahuluan, penulis mengemukakan beberapa
dasar penyusunan struktur organisasi,Didalam pembagian Diagram Perencanaan dan
Penjadwalan yang pertama dikembangkan adalah Gantt Charts Nama ini mengacu pada penemunya Henry L. Gantt, seorang konsultan manajemen terkenal. Penulis juga
memberikan pengetahuan bahwa Gantt ini
adalah seorang konsultan manajemen yang hebat dan terkenal. Selain konsultan terkenal, penulis juga
memberikan beberapa rumus yang digunakan untuk menjalankan projek proyek
ini.Yang dinamakan PERT atau Project Evaluation and Review Technique, Metode
ini pertama kali digunakan dalam proyek Sistem Rudal Polaris di Angkatan Laut
Amerika Serikat. Proyek ini penuh ketidakpastian dalam hal waktu kegiatan. PERT
adalah salah satu metode yang menggunakan jaringan kerja (network), di samping
CPM (Critical Path Method). Untuk menentukan atau menjadwalkan waktu yang lebih
optimal.
Pengendalian Proyek
Pada bab ini penulis
memberikan beberapa bagian, yang pertama pendahulian dan berisikan Tahap
manajemen yang berikutnya setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini
berarti di dalam pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses
pengendalian. Ditulis disini ada beberapa perbedaan antara pengendalian dan
perencanaan. Supaya para pembaca dapat membedakan keduanya.Kemudian ada
langkah-langkah dalam pengendalian yang berisikan menentukan standar
performansi, membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar
hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal,
biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan. Dan melakukan koreksi bila
performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan
koreksi perlu dilakukan.Ada juga dalam pembiayaan biaya tradisional, diberikan
otoritas pekerjaan yang dimana suatu pekerjaan akan muncul dari pihak manajemen
tingkat atas. Kemudian teknik pengumpulan data Perintah kerja (work order) dan
rekening biaya yang bersangkutan adalah bagian penting dalam rangka proses
pengendalian. Perkembangan pekerjaan dan biayanya untuk setiap paket kerja
secara periodik dimasukkan ke dalam PCAS untuk kemudian diringkas dan dihitung untuk
keseluruhan paket kerja dan departemen.
Mengelola Konflik dalam
Proyek
Sebagian besar orang
yang pernah aktif dalam organisasi akan setuju pada satu hal bahwa yang paling
sulit adalah mengatur orang, kemudian munculah konflik didalam suatu organisasi
adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut seringkali akan memicu
terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang sering dibentuk jika
ada proyek baru.Konflik yang ada dalam Organisasi Proyek Di dalam organisasi
sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik.. Prioritas pekerjaan, jadwal
dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam
organisasi proyek, Para manajer fungsional kadang-kadang menghalangi dibutuhkannya
orang di bawahnya untuk dipekerjakan di proyek.Tapi disisi lain konflik pasti
ada manfaat konflik pada organisasi, Konflik yang dikelola secara benar bisa
membawa dampak positif bagi organisasi maupun individu dalam organisasi.
Dampak-dampak positif yang bisa muncul antara lain:
Bisa menghasilkan
ide-ide baru yang lebih baik
Memacu orang untuk
mencari dan menemukan pendekatanpendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
Memunculkan masalah lama
ke permukaan dan kesepakatan
tentang adanya masalah
tersebut
Memacu orang untuk
menjelaskan pandangannya
Menyebabkan tekanan yang
akan menstimulasi perhatian dan
kreativitas seseorang
Memberikan kesempatan
kepada seseorang untuk menguji kapasitas
Kemampuannya
Manajemen Risiko Proyek
Manajemen Risiko pada
proyek meliputi langkah memahami & mengidentifikasi masalah potensial yang
mungkin terjadi, mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan
proyek, monitoring dan penanganan risiko. Manajemen Risiko yang proaktif akan
mengurangi jumlah masalah, memperbaiki keberhasilan pelaksanaan proyek.
Dalam bab ini kita akan
membahas subtopik berikut:
Risiko
Definisi Manajemen
Risiko
Toleransi Terhadap
Risiko
Proses Manajemen Risiko
Risiko ini sendiri merupakan
kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian
tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu
konsekuensi untuk satu kejadian, dan
konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif. Namun risiko pada umumnya dipandang sebagai
sesuatu yang negatif, seperti kehilangan, bahaya, dan konsekuensi lainnya.
Definisi Manajemen Risiko proyek (project risk)
adalah suatu peristiwa (event) atau kondisi yang tidak pasti (uncertaint), jika
terjadi mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan proyek. Suatu
risiko mempunyai penyebab, dan jika terjadi, membawa konsekuensi a tau impak.
Dalam manejemen ada Proses Manajemen Risiko.
Proses yang dilalui dalam manajemen risiko
adalah
Perencanaan manajemen Risiko
Identifikasi Risiko
Analaisis risiko Kualitatif
Analisis risiko kuantitatif
Perencanaan respon risiko
Pengendalian dan monitoring risiko
Identifikasi risiko cara mengelola risiko adalah
identifikasi risiko potensial. Risiko adalah event yang jika dipicu akan
menyebabkan masalah. Dan ada beberapa cara untuk mengidentifikasi risiko:
Brainstroming
Interviewing
Delphi Technique
Checklist
Risiko merupakan kombinasi dari
probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan
tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu 192
1 Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi kejadian, dan konsekuensi bisa
merupakan hal yang positif maupun negatif. (Shortreed, et al. 2003). Namun
risiko pada umumnya dipandang sebagai sesuatu yang negatif, seperti kehilangan,
bahaya, dan konsekuensi lainnya. Kerugian tersebut sebenarnya merupakan bentuk
ketidakpastian yang seharusnya dipahami dan dikelola secara efektif oleh
organisasi sebagai bagian dari strategi sehingga dapat menjadi nilai tambah dan
mendukung pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian, risiko dapat dikatakan
sebagai suatu kesempatan, dalam terminologi kuantitatif, dari suatu kejadian
bahaya yang didefinisikan. Terminologi kuantitatif yang dimaksud didapat dari
pengukuran probabilitas terjadinya suatu kejadian dan dikombinasikan dengan
pengukuran konsekuensi dari kejadian tersebut, atau secara matematis dapat
dituliskan sebagai berikut (Kerzner, 2004): Risk exposure = risk likelihood x risk
impact Probabilitas terjadinya risiko sering disebut dengan risk likelihood;
sedangkan dampak yang akan terjadi jika risiko tersebut terjadi dikenal dengan
risk impact dan tingkat kepentingan risiko disebut dengan risk value atau risk
exposure. Idealnya risk impact diestimasi dalam batas moneter dan likelihood
dievaluasi sebagai sebuah probabilitas. Dalam hal ini risk exposure akan
menyatakan besarnya biaya yang diperlukan berdasarkan perhitungan analisis
biaya manfaat. Risk exposure untuk berbagai risiko dapat dibandingkan antara
satu dengan lainnya untuk mengetahui tingkat kepentingan masing-masing risiko.
Menurut (IRM,2002) Jenis-jenis risiko antara lain:
Risiko operasional Kejadian risiko yang berhubungan dengan
operasional organisasi mencakup risiko yang berhubungan dengan sistem
organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia
. 2. Risiko Finansial Risiko yang berdampak pada kinerja
keuangan organisasi seperti kejadian risiko akibat dari fluktuasi mata uang,
tingkat suku bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuiditas dan pasar.
Manajemen Risiko Proyek I 193
3. Hazard Risk Risiko yang berhubungan dengan kecelakaan
fisik seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta perusahaan dan adanya
ancaman perusahaan.
4. Strategic Risk Risiko yang berhubungan dengan strategi
perusahaan, politik, ekonomi, peraturan dan perundangan. Risiko yang berkaitan
dengan reputasi organisasi kepemimpinan dan termasuk perubahan keinginan
pelanggan.
Tahap perencanaan dalam sik lus hidup proyek akan meliputi
kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detai l dan penentuan spesi fikasi proyek
secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:
Jadwal pekerjaan
Anggaran dan sistem
pengendalian biaya
Work Breakdown
Structure secara rinci
Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup
sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.
Rencana sumberdaya
manusia dan pemakaian sumberdaya lain.
Rencana pengujian hasil proyek
Rencana dokumentasi
Rencana peninjauan pekerjaan
Rencana pelaksanaan
hasil proyek
Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi
pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek. Y ang tercakup dalam
tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti: desain, pengembangan,
pengadaan,konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis proyek,
kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi. Untuk proyek-proyek
konstruksi tahap ini akan meliputi kegiatan desain, pengadaan, dan konstruksi.
Sedangkan pada proyek pengembangan hardware tahap ini akan meliputi desain,
pengembangan, pengadaan dan produksi. Dalam proyek jasa konsultasi tahap ini
akan meliputi pembuatan outline laporan, pencarian data, pengamatan lapangan,
pembuatan software dan kompilasi. Secara umum proyek yang mempunyai hasil akhir
berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan eksekusi dm1 operasi, yaitu
penyerahan hasil kepada user.
Tahap-tahap dalam eksekusi ini adalah
Desain Dalam tahap ini spesifikasi akan diterjemahkan dalam
gambar, maket, diagram atau skema. Pekerjaan harus dibagi dalam sub-sub
peketjaan yang lebih kecil. Setelah desain dibuat secara detail dan memenuhi
keinginan user, bisa dilakukan tahap berikuh1ya. 26 I Manajemen Proyek-Konsep
dan lmplementasi
Pengadaan Dalam tahap ini dilakukan pengadaan
fasilitas-fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya.
Produksi Setelah fasilitas dan bahan pendukung diadakan dan
tersedia, bisa dilakukan pelaksanaan produksi. Manajer proyek harus mengawasi
dan mengendalikan sumberdaya, memotivasi para pekerja dan melaporkan kemajuan
kepada user.
Implementasi Jika produksi telah dilakukan hasil siap
diserahkan kepada user. User bisa menguji hasil ini untuk memastikan apakah
cocok dengan kebutuhannya. Pengujian bisa dibantu oleh kontraktor karena bisa
saja pengoperasian produk hasil proyek ini cukup rumit. Penyerahan hasil kepada
user biasa disertai training untuk user. Training ini bertujuan untuk memberi
petunjuk bagaimana cara menggunakan alat produk atau prosedur yang dihasilkan.