MANAJEMEN PROYEK

Konsep dan Pengertian

            Dalam bab ini diberi tahapan dalam Pembuatan Jalan Tol Cipularang yang menghubungkan Jakarta ­Bandung yang memper singkat waktu tempuh kedua kota itu dilakukan dengan menggunakan cara pengelolaan pekerjaan yang berbeda dengan pengelolaan pekerjaan-pekerjaan regular.

Definisi Proyek

Proyek didefinisi kan sebagai sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu pula (Chaseet al., 1998).

Definisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), Keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas ­ aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK, 2004). Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan proses manajeman proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut.

Macam – macam Proyek

Proyek Konstruksi Proyek ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Sebagai contoh adalah proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.

Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek ini bisa berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul dilembaga komersial maupun pemerintah. Setelah suatu produk baru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara massal untuk dikomersialisasi kan.

Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.

Timbulnya lde Proyek

Proyek bisa dilihat dari cara munculnya ide proyek. Cara munculnya ide ini akan membawa pengaruh bagaimana suatu pe kerjaan proyek bisa didapat kan oleh suatu perusahaan

Keberhasilan Manajemen Proyek

Manajemen Proyek dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi syarat berikut :

Dalam waktu yang dial okasikan

Dalam biaya yang dianggarkan

Pada per formansi atau spesi fikasi yang ditentukan

Diterima kust omer

Dengan pe rubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui

Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi

Tanpa merubah budaya (p ositi f) perusahaan

Driving Force Timbulnya Manajemen Proyek

Driving force dalam hal ini adalah hal-hal yang memicu atau mendorong sehingga manajemen proyek muncul dan diperlukan. Yang masuk dalam driving force ini antara lain:

Proyek Kapital, di mana organisasi menangani proyek-proyek yang butuh banyak modal dalam waktu yang sama. Dalam situasi seperti itu diperlukan manajemen proyek.

Harapan kustomer, Perusahaan yang menjual produk dan jasa termasuk instalasi kepada klien, mereka harus mempraktikkan manajemen proyek yang baik.

Kompetitifness, Ada situasi di mana kompetitifness menjadi driving force yaitu adanya proyek internal dan proyek eksternal. Secara internal, perusahaan akan menemui masalah jika organisasi menyadari bahwa banyak pekerjaan bisa diberikan ke pihak lain (outsource) daripada mengerjakan sendiri dengan ongkos lebih mahal.

Siklus Hidup Proyek

Di dalam bab ini diberikan tahap tahapan dalam hal perkembangan produk. Tahap tahapan tersebut yaitu, Perkembangan produk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai pr duk tersebut mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi. Di dalam setiap tahapan dijelaskan lebih rinci dan berisi gambar agar pembaca cepat memahami. Jika disimpulkan seperti ini :Riset dan Pengembangan (R&D)

Dimana pada tahap ini sebuah produk yang akan dipasarkan, terlebih dahulu menentukan model dan desain pembuatan produk.

Pengenalan Pasar.

Dimana pada tahap ini produk siap dipasarkan, dan kita dapat melihat bagaimana tanggapan masyarakat terhadap produk yang kita pasarkan.

Tumbuh

Dimana adanya peningkatan terhadap minat masyarakat tentang produk yang dipasarkan.

Matang

Dimana pada tahap ini pemasaran produk sudah mencapai batas maksimal maka dari itu perusahaan tinggal menjaga batas pemasaran produk ini agar dapat berlangsung lama, karena sudah tidak bisa penambahan produk tersebut.

Penurunan

Tahap dimana masa pemasaran sebuah produk menurun.

Mati

Yaitu, dimana sebuah pemasaran produk mencapai tahapan akhir, karena tidak adalagi minat masyarakat terhadap produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak dipasarkan kembali.

Organisasi proyek

Pada bab organisasi proyek penulis membagi dalam 5 penjelasan, yaitu pendahuluan, proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional dan bentuk organisasi proyek. Pada pendahuluan, penulis mengemukakan beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu berdasarkan: produk; lokasi; proses; pelanggan dan; fungsi.

Pada proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional, penulis menjabarkan struktur organisasi fungsional dengan menggunakan diagram. Struktur organisasi fungsional tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan sehingga pembaca dapat mengetahui dan mengantisipasi kekurangan yang ada. Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangannya, penulis menjelaskan jenis-jenis pemimpin dari proyek mulai dari project expeditor dan koordinator proyek.  Selain organisasi fungsional, bentuk-bentuk dari organisasi proyek adalah organisasi proyek murni dan matriks. Penulis menjelaskan kedua bentuk tersebut dengan menyisipkan diagram dan memberikan kelebihan dan kekurangan sehingga pembaca dapat memakai bentuk organisasi sesuai dengan kebutuhan. Pembaca dapat menentukan bentuk organisasi proyek berdasarkan kriteria-kriteria yang mendasari pemilihannya.

Perencanaan Proyek    

Pada bab 5 ini proyek penulis membagi dalam 6 penjelasan, yaitu Pendahuluan, proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional dan bentuk organisasi proyek. Pada pendahuluan, penulis mengemukakan beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu berdasarkan keefisiensian operasi proyek itu sendiri.Dan pada proyek sebagian dari organisasi funsional, penulis ini menuliskan tahap-tahapan perencanaan  proyek, membuat jadwal dan anggaran kepada tim proyek. Dan si penulis memberikan langkah-langkah perencanaannya, didalam penulisan ini ada bentuk bagan yang menentukan tugas dan konstruksi set-up pabrik..Ada lagi selain organisasi pada proyek yaitu pendefinisian pekerjaan yang bertujuan proyek-proyek ini perlu diterjemahkan secara lebih operasional, sehingga para pembaca dapat memahami tulisan ini dan dapat mengetahui definisi pekerjaan, dan tingkat-tingkat deskripsi yang bisa dilihat pada table atau bagan di penulisan ini.

Penjadwalan Proyek

Didalam bab 6 ini penulis membagi menjadi 3 bagian yaitu, pendahuluan yang berisikan proyek yang dapat dipecah-pecah dan menjadi paket-paket pekerjaan itu sendiri, didalam penulisan ini diberitahu bahwa proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional dan bentuk organisasi proyek. Pada pendahuluan, penulis mengemukakan beberapa dasar penyusunan struktur organisasi,Didalam pembagian Diagram Perencanaan dan Penjadwalan yang pertama dikembangkan adalah Gantt Charts Nama ini mengacu pada penemunya Henry L. Gantt, seorang konsultan manajemen terkenal. Penulis juga memberikan pengetahuan bahwa Gantt ini adalah seorang konsultan manajemen yang hebat dan terkenal.      Selain konsultan terkenal, penulis juga memberikan beberapa rumus yang digunakan untuk menjalankan projek proyek ini.Yang dinamakan PERT atau Project Evaluation and Review Technique, Metode ini pertama kali digunakan dalam proyek Sistem Rudal Polaris di Angkatan Laut Amerika Serikat. Proyek ini penuh ketidakpastian dalam hal waktu kegiatan. PERT adalah salah satu metode yang menggunakan jaringan kerja (network), di samping CPM (Critical Path Method). Untuk menentukan atau menjadwalkan waktu yang lebih optimal.

Pengendalian Proyek

Pada bab ini penulis memberikan beberapa bagian, yang pertama pendahulian dan berisikan Tahap manajemen yang berikutnya setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Ditulis disini ada beberapa perbedaan antara pengendalian dan perencanaan. Supaya para pembaca dapat membedakan keduanya.Kemudian ada langkah-langkah dalam pengendalian yang berisikan menentukan standar performansi, membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan. Dan melakukan koreksi bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan.Ada juga dalam pembiayaan biaya tradisional, diberikan otoritas pekerjaan yang dimana suatu pekerjaan akan muncul dari pihak manajemen tingkat atas. Kemudian teknik pengumpulan data Perintah kerja (work order) dan rekening biaya yang bersangkutan adalah bagian penting dalam rangka proses pengendalian. Perkembang­an pekerjaan dan biayanya untuk setiap paket kerja secara periodik dimasukkan ke dalam PCAS untuk kemudian diringkas dan dihitung untuk keseluruhan paket kerja dan departemen.

 Mengelola Konflik dalam Proyek

Sebagian besar orang yang pernah aktif dalam organisasi akan setuju pada satu hal bahwa yang paling sulit adalah mengatur orang, kemudian munculah konflik didalam suatu organisasi adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut seringkali akan memicu terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang sering dibentuk jika ada proyek baru.Konflik yang ada dalam Organisasi Proyek Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik.. Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek, Para manajer fungsional kadang-kadang menghalangi dibutuhkannya orang di bawahnya untuk dipekerjakan di proyek.Tapi disisi lain konflik pasti ada manfaat konflik pada organisasi, Konflik yang dikelola secara benar bisa membawa dampak positif bagi organisasi maupun individu dalam organisasi. Dampak-dampak positif yang bisa muncul antara lain:

Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan­pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah

Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan

tentang adanya masalah tersebut

Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya

Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan

kreativitas seseorang

Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas

Kemampuannya

Manajemen Risiko Proyek

Manajemen Risiko pada proyek meliputi langkah memahami & mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan proyek, monitoring dan penanganan risiko. Manajemen Risiko yang proaktif akan mengurangi jumlah masalah, memperbaiki keberhasilan pelaksanaan proyek.

Dalam bab ini kita akan membahas subtopik berikut:

Risiko

Definisi Manajemen Risiko

Toleransi Terhadap Risiko

Proses Manajemen Risiko

Risiko ini sendiri merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif. Namun risiko pada umumnya dipandang sebagai sesuatu yang negatif, seperti kehilangan, bahaya, dan konsekuensi lainnya.

Definisi Manajemen Risiko proyek (project risk) adalah suatu peristiwa (event) atau kondisi yang tidak pasti (uncertaint), jika terjadi mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan proyek. Suatu risiko mempunyai penyebab, dan jika terjadi, membawa konsekuensi a tau impak. Dalam manejemen ada Proses Manajemen Risiko.

Proses yang dilalui dalam manajemen risiko adalah

Perencanaan manajemen Risiko

Identifikasi Risiko

Analaisis risiko Kualitatif

Analisis risiko kuantitatif

Perencanaan respon risiko

Pengendalian dan monitoring risiko

Identifikasi risiko cara mengelola risiko adalah identifikasi risiko potensial. Risiko adalah event yang jika dipicu akan menyebabkan masalah. Dan ada beberapa cara untuk mengidentifikasi risiko:

Brainstroming

Interviewing

Delphi Technique

Checklist

Risiko merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu 192 1 Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif. (Shortreed, et al. 2003). Namun risiko pada umumnya dipandang sebagai sesuatu yang negatif, seperti kehilangan, bahaya, dan konsekuensi lainnya. Kerugian tersebut sebenarnya merupakan bentuk ketidakpastian yang seharusnya dipahami dan dikelola secara efektif oleh organisasi sebagai bagian dari strategi sehingga dapat menjadi nilai tambah dan mendukung pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian, risiko dapat dikatakan sebagai suatu kesempatan, dalam terminologi kuantitatif, dari suatu kejadian bahaya yang didefinisikan. Terminologi kuantitatif yang dimaksud didapat dari pengukuran probabilitas terjadinya suatu kejadian dan dikombinasikan dengan pengukuran konsekuensi dari kejadian tersebut, atau secara matematis dapat dituliskan sebagai berikut (Kerzner, 2004): Risk exposure = risk likelihood x risk impact Probabilitas terjadinya risiko sering disebut dengan risk likelihood; sedangkan dampak yang akan terjadi jika risiko tersebut terjadi dikenal dengan risk impact dan tingkat kepentingan risiko disebut dengan risk value atau risk exposure. Idealnya risk impact diestimasi dalam batas moneter dan likelihood dievaluasi sebagai sebuah probabilitas. Dalam hal ini risk exposure akan menyatakan besarnya biaya yang diperlukan berdasarkan perhitungan analisis biaya manfaat. Risk exposure untuk berbagai risiko dapat dibandingkan antara satu dengan lainnya untuk mengetahui tingkat kepentingan masing-masing risiko. Menurut (IRM,2002) Jenis-jenis risiko antara lain:

Risiko operasional Kejadian risiko yang berhubungan dengan operasional organisasi mencakup risiko yang berhubungan dengan sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia

. 2. Risiko Finansial Risiko yang berdampak pada kinerja keuangan organisasi seperti kejadian risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuiditas dan pasar. Manajemen Risiko Proyek I 193

3. Hazard Risk Risiko yang berhubungan dengan kecelakaan fisik seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta perusahaan dan adanya ancaman perusahaan.

4. Strategic Risk Risiko yang berhubungan dengan strategi perusahaan, politik, ekonomi, peraturan dan perundangan. Risiko yang berkaitan dengan reputasi organisasi kepemimpinan dan termasuk perubahan keinginan pelanggan.

Tahap perencanaan dalam sik lus hidup proyek akan meliputi kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detai l dan penentuan spesi fikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:

Jadwal pekerjaan

 Anggaran dan sistem pengendalian biaya

 Work Breakdown Structure secara rinci

  Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.

 Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

  Rencana pengujian hasil proyek

  Rencana dokumentasi

  Rencana peninjauan pekerjaan

  Rencana pelaksanaan hasil proyek

Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek. Y ang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti: desain, pengembangan, pengadaan,konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung pada jenis proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi. Untuk proyek-proyek konstruksi tahap ini akan meliputi kegiatan desain, pengadaan, dan konstruksi. Sedangkan pada proyek pengembangan hardware tahap ini akan meliputi desain, pengembangan, pengadaan dan produksi. Dalam proyek jasa konsultasi tahap ini akan meliputi pembuatan outline laporan, pencarian data, pengamatan lapangan, pembuatan software dan kompilasi. Secara umum proyek yang mempunyai hasil akhir berupa produk fisik akan mempunyai kegiatan eksekusi dm1 operasi, yaitu penyerahan hasil kepada user.

Tahap-tahap dalam eksekusi ini adalah

Desain Dalam tahap ini spesifikasi akan diterjemahkan dalam gambar, maket, diagram atau skema. Pekerjaan harus dibagi dalam sub-sub peketjaan yang lebih kecil. Setelah desain dibuat secara detail dan memenuhi keinginan user, bisa dilakukan tahap berikuh1ya. 26 I Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi

Pengadaan Dalam tahap ini dilakukan pengadaan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya.

Produksi Setelah fasilitas dan bahan pendukung diadakan dan tersedia, bisa dilakukan pelaksanaan produksi. Manajer proyek harus mengawasi dan mengendalikan sumberdaya, memotivasi para pekerja dan melaporkan kemajuan kepada user.

Implementasi Jika produksi telah dilakukan hasil siap diserahkan kepada user. User bisa menguji hasil ini untuk memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya. Pengujian bisa dibantu oleh kontraktor karena bisa saja pengoperasian produk hasil proyek ini cukup rumit. Penyerahan hasil kepada user biasa disertai training untuk user. Training ini bertujuan untuk memberi petunjuk bagaimana cara menggunakan alat produk atau prosedur yang dihasilkan.